Dalam sebuah perusahaan, setiap jenis manajemen pasti memiliki fungsinya masing-masing yang sesuai dengan penamaannya. Seperti manajemen keuangan yang bertanggung jawab dalam hal keuangan, manajemen karyawan yang bertanggung jawab mengenai semua hal tentang karyawan, dan yang tidak kalah penting adalah manajemen kearsipan. Memang manajemen yang satu ini cenderung jarang ditemui di perusahaan terutama usaha skala kecil yang terbiasa simpan arsip sesuai dengan aturannya sendiri. Namun jika perusahaan sudah berskala besar, maka manajemen arsip ini sangat dibutuhkan. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah uraian lebih lanjut mengenai manajemen kearsipan.
Pengertian Arsip
Arsip sendiri adalah dokumen berisi informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk dan perangkat, biasanya dalam bentuk fisik. Sementara pengarsipan adalah proses cara penyimpanan informasi dalam sebuah dokumen. Penyimpanan arsip sendiri memiliki jangka waktu sesuai dengan yang telah ditetapkan. Jika sudah melewati batas waktunya, maka biasanya arsip akan dihancurkan agar tidak disalah gunakan oleh pihak-pihak tertentu.
Semakin besar skala usaha, maka sudah pasti arsip yang dimiliki akan semakin banyak. Bahkan mungkin hingga membutuhkan ruangan khusus untuk penyimpanan arsip ini. Tentunya, jika arsip berjumlah besar tersebut tidak dikelola dengan baik, maka risiko terjadinya kerusakan pada arsip akan besar. Tidak hanya itu, kemungkinan terjadinya kesalahan penyimpanan arsip sehingga pihak yang membutuhkan kesulitan dalam mencarinya juga akan besar. Di sinilah peran manajemen kearsipan dibutuhkan.
Tugas dan Fungsi Manajemen Kearsipan
Sesuai dengan namanya, manajemen kearsipan bertanggung jawab untuk menangani segala hal yang berkaitan dengan arsip. Dari mulai penerimaannya, penyimpanan, pendataan, pendistribusian, pemakaian, hingga pemusnahannya. Pokoknya semua hal yang berkaitan dengan arsip akan menjadi tanggung jawab manajemen kearsipan.
Biasanya perusahaan yang menggunakan manajemen kearsipan adalah perusahaan yang melakukan pengelolaan arsip fisik secara manual. Meskipun begitu, bukan berarti perusahaan yang sudah menerapkan sistem terintegrasi secara digital tidak membutuhkan manajemen kearsipan.
Sebab, apapun bentuk usahanya dan seberapa besar skala usahanya, pasti akan tetap melibatkan arsip. Dan pengelolaan arsip yang tidak tepat dapat menyebabkan terjadinya downtime dalam jangka waktu yang tidak jelas (jika membutuhkan suatu dokumen tetapi tidak menemukannya akibat pengelolaan arsip yang berantakan). Untuk itu, dibutuhkan manajemen kearsipan untuk mempermudah menyimpan arsip di kantor maupun perusahaan.