Memasuki tahun kedua pandemi, banyak perusahaan di ibu kota yang mengubah definisi ruang kerja dan kantor. Tidak sedikit dari organisasi-organisasi tersebut mulai menerapkan sistem kerja hybrid, di mana karyawan tidak lagi wajib datang ke kantor setiap hari kerja; melainkan seperlunya saja. Fenomena ini kemudian diikuti dengan pindahnya lokasi kerja ke gedung yang lebih kecil. Apabila perusahaan Anda sedang mempertimbangkan strategi ini juga, simak dulu tips merencanakan perpindahan gedung kantor di bawah ini sebelum menghubungi jasa pindah kantor.
- Susun strategi. Hal pertama yang harus Anda buat untuk merencanakan perpindahan gendung kantor adalah menyusun strategi. Langkah ini bisa dimulai dengan membagi siapa (atau tim apa) yang mengelola barang-barang kantor, bagaimana cara mereka melakukan hal tersebut, serta kapan batasan waktu yang harus mereka penuhi. Dengan begitu, semua tim akan sama-sama bekerja untuk keberhasilan proses perpindahan.
- Tunjuk penanggung jawab. Persoalan pindah gedung kantor umumnya menjadi tanggung jawab Divisi Personalia atau Human Resource Division. Untuk itu, Anda atau tim Anda perlu menunjuk tiap-tiap orang dari divisi tersebut sebagai penanggung jawab di setiap area kantor; terutama untuk dokumen-dokumen penting perusahaan. Harapannya, hal ini akan memudahkan dan melancarkan proses perpindahan.
- Riset perusahaan pengangkutan. Setelah membagi tugas dan menunjuk penanggung jawab, langkah selanjutnya adalah mencari perusahaan jasa untuk membantu proses pindahan. Sebab, ada banyak keuntungan menggunakan perusahaan jasa pindahan kantor untuk membantu proses ini dibandingkan dengan melakukannya sendiri. Selain itu, memanfaatkan perusahaan seperti ini akan jauh lebih efisien secara tenaga dan waktu daripada menggantungkan segala prosesnya pada karyawan-karyawan Anda.
- Minta karyawan untuk mengepak barang masing-masing. Kendati Anda telah membagi penanggung jawab di tiap area kantor, barang-barang pribadi tetaplah menjadi tanggung jawab masing-masing orang. Maka ketika Anda menginformasikan karyawan soal rencana ini, ingatkan mereka pula bahwa tugas mengepak barang adalah tanggung jawab masing-masing. Jangan sampai, karyawan satu malah memberatkan karyawan lain perkara ini.
- Pertimbangkan soal IT. Salah satu persoalan terbesar perpindahan gedung kantor adalah IT. Mengingat sistemnya yang kompleks, seluruh komponen teknologi informasi—mulai dari komputer, server, telepon kantor, data, hingga perangkat IT—mesti ditangani dengan ekstra dan tepat. Untuk itu, mendiskusikan perkara ini dengan Divisi IT jauh hari sebelum proses pengangkutan wajib dilakukan.
Demikianlah ulasan mengenai tips perencanaan perpindahan gedung kantor yang bisa Anda terapkan untuk perusahaan Anda. Semoga informasi dalam artikel ini cukup bermanfaat, ya.