Pentingnya pemusnahan data

Pentingnya Pemusnahan Dokumen Dikelola Secara Tepat

Dokumen merupakan salah satu kunci penting dalam perkembangan perusahaan. Tidak sedikit perusahaan yang mengalami masalah bahkan kerugian materi saat dokumennya mengalami masalah, seperti hilang atau rusak. Meskipun memiliki peran yang sangat penting, bukan berarti pemusnahan dokumen tidak bisa dilakukan. Bahkan, hal ini termasuk sesuatu yang wajib dilakukan pada beberapa dokumen tertentu.

Jenis Dokumen yang Harus Dimusnahkan

Sebelum memusnahkan dokumen, ada banyak langkah penting yang harus dilakukan terlebih dahulu. Salah satunya yaitu melakukan penyeleksian atas dokumen yang akan dimusnahkan. Dalam poses seleksi ini, ada 3 kategori dokumen yang harus atau sebaiknya dimusnahkan, yaitu:

  • Melewati retensi

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 23, masa retensi suatu dokumen adalah 10 tahun. Ketika sudah melewati batas waktu terssebut, artinya dokumen boleh dimusnahkan. Meskipun begitu, dokumen yang boleh dimusnahkan hanya dokumen yang memang tidak ada kegunaannya. Atau, jika dokumen dimusnahkan tidak akan berdampak pada operasional perusahaan. Jika dokumen tersebut merupakan dokumen penting yang masih terus digunakan, maka tetap harus dijaga keberadaannya.

  • Dokumen inaktif

Dokumen yang tidak pernah digunakan atau dokumen inaktif juga boleh dimusnahkan oleh perusahaan. Misalnya dokumen perjanjian kerja sama dengan klien yang sudah berakhir kontraknya tanpa adanya masalah. Meskipun begitu, bukan berarti begitu kontrak selesai dokumen langsung boleh dimusnahkan. Dokumen inaktif hanya boleh dimusnahkan jika masa retensinya telah habis, atau sudah berusia 10 tahun atau lebih.

  • Dokumen gagal

Saat membuat dokumen, mungkin saja terjadi sebuah kegagalan. Jika dokumen ini memiliki peran penting atau mengandung data rahasia, maka harus dimusnahkan demi keamanan perusahaan. Namun pastikan memang dokumen ini benar-benar tidak lagi digunakan dan dokumen dengan data yang benar telah tersedia.

Cara Pemusnahan Dokumen

Untuk memusnahkan dokumen Anda bisa melakukan beberapa cara, yaitu dengan:

  1. Menghancurkan kertas menggunakan mesin pemotong kertas.
  2. Membakar seluruh dokumen yang ada hingga habis.
  3. Merendam tumpukkan dokumen dengan kertas hingga hancur.
  4. Menggunakan cairan kimia untuk menghancurkan kertas.

Meskipun ada banyak cara yang bisa dipilih untuk memusnahkan dokumen, tetapi banyak perusahaan yang tetap merasa kerepotan dalam menangani masalah ini. Apalagi jika perusahaan memiliki dokumen dalam jumlah banyak yang harus dimusnahkan. Namun, masalah ini sebenarnya bisa diatasi dengan menggunakan memanfaatkan perusahaan jasa pemusnah dokumen. Sebab, proses pemusnahan ini pasti akan dikerjakan secara profesional sesuai dengan prosedur yang ada sehingga minim kesalahan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *